Este puesto informa directamente al Administrador de la Oficina con respecto a todas las tareas diarias de la oficina. El asistente de oficina es la cara frontal de la oficina, dando la bienvenida a los miembros e invitados al club. Trabajar con el administrador de la oficina para maximizar la eficiencia de la oficina, la organización y las operaciones administrativas diarias del Club. Opere la oficina del club para mantener un horario de oficina regular, que puede incluir días festivos y fines de semana.

 

 

 

El asistente de oficina produce comunicaciones diarias, semanales y mensuales para mantener a los miembros actualizados sobre la información y los eventos actuales del Club. Las comunicaciones incluyen, entre otras, "esta semana", Docklines, mensajes de texto y correos electrónicos. Ayudar con el proceso de incorporación y baja de miembros. Trabajar con los miembros del comité para mantener actualizados el calendario, los tablones de anuncios y el sitio web. Dirigir llamadas y mensajes a los departamentos correctos junto con la programación de reuniones. Recopilar y organizar información transitoria y crear cuentas para su visita.

·         Trabajar con alimentos y bebidas para crear folletos y menús de eventos.

·         Actualización del calendario del sitio web.

·         Mantenga los suministros de oficina y ordene cuando sea necesario.

·         Organización de la oficina.

·         Mantenimiento de registros de seguros (miembros y comerciantes).

·         Distribuir información de miembros potenciales al equipo de membresía.

·         Entrada de datos de P.O.S.

·         Entrada de datos de proveedores.

·         Entrada de datos de los miembros en ClubEssentials.

·         Conocer y recorrer a los miembros potenciales cuando sea necesario.

·         Coordinación de eventos

·         Actualizaciones de redes sociales

·         Programar citas

·         Mantener un sistema de archivo organizado

·         Desarrollar, actualizar y mantener los procedimientos de oficina relevantes
·         Contestar teléfonos y registrar invitados

·         Otras funciones asignadas por el gerente

Calificaciones

·  Se requiere diploma de escuela secundaria / GED, se prefiere un título de asociado o capacitación administrativa
·  Experiencia previa como Asistente Administrativo o en un puesto similar
·  Familiaridad con equipos de oficina estándar, como impresoras y máquinas de fax
·  Excelentes habilidades informáticas y conocimientos de Microsoft Word, Outlook y PowerPoint
·  Altamente organizado con excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar proyectos